CONDITIONS GÉNÉRALES B2B

Applicables aux clients professionnels — sociétés et indépendants en activité commerciale

Périmètre d'application

Ces Conditions Générales s'appliquent exclusivement aux relations B2B entre DEG & Partners et ses clients professionnels (sociétés de toute forme juridique, indépendants en activité commerciale). Elles sont annexées à la Lettre de Mission Forfait et à la Lettre de Mission Régie. En cas de contradiction, la Lettre de Mission prime.

Article 1 — Champ d'application

Les présentes Conditions Générales s'appliquent à l'ensemble des relations professionnelles entre DEG & Partners Consulting Company SRL (ci-après « le Professionnel »), dont le siège social est établi rue Waelhem 68 à 1030 Bruxelles, inscrite à la BCE sous le n° BE 0446.086.370, n° ITAA 50.308.846, et le Client professionnel tel que défini ci-dessus.

Toute dérogation aux présentes doit être acceptée expressément et par écrit par les deux Parties. En cas de contradiction entre les présentes Conditions Générales et la Lettre de Mission, les dispositions de la Lettre de Mission prévalent. Conformément au droit commun, la responsabilité du Professionnel ne peut être engagée que pour les missions dont il est démontré qu'elles ont été expressément acceptées par lui.

Article 2 — Conclusion du contrat

2.1 Début de la convention

À défaut de clause contraire dans la Lettre de Mission, la convention est conclue et prend effet :

soit au moment où le Professionnel réceptionne la Lettre de Mission signée par le Client et la contresigne à son tour ;

soit au moment où le Professionnel commence à exécuter la mission à la demande du Client, lorsque cette exécution débute à un moment antérieur en raison de circonstances particulières.

Dans cette hypothèse, toutes les relations professionnelles entre les Parties sont soumises aux présentes Conditions Générales et à la Lettre de Mission, dont les dispositions sont réputées conclues entre les Parties, pour autant que ces documents contractuels aient été remis au Client.

En tout état de cause, le contrat est définitivement formé dès que le Professionnel lui donne un début d’exécution.

2.2 Transfert éventuel de la convention

En cas de transfert de la présente convention, notamment dans le cadre d'une cession de clientèle, à une personne morale reconnue par l'ITAA, le Professionnel informera le Client par écrit, au plus tard dans les quinze (15) jours du transfert, des coordonnées complètes du repreneur, en ce compris son numéro d'inscription au registre public de l'ITAA. Cette information indique également la date à laquelle la reprise aura lieu. Le Client reconnaît et accepte que la présente Lettre de Mission soit purement et simplement poursuivie avec le repreneur.

2.3 Condition suspensive — obligations légales (LAB)

La présente convention est conclue sous la condition suspensive de l'identification complète du Client et du respect des obligations légales en matière de prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (Loi du 18 septembre 2017). Le Client s'engage à fournir sans délai toutes les informations et documents requis dans ce cadre. À défaut, le Professionnel se réserve le droit de suspendre ou de refuser l'exécution de la mission, sans que sa responsabilité ne puisse être engagée.

Article 3 — Durée et résiliation

Le Professionnel et le Client peuvent, à tout moment, résilier la présente convention et/ou les mandats y afférents moyennant notification écrite (notamment par courrier électronique), dans le respect des modalités prévues ci-après. La résiliation par le Client peut être valablement effectuée par le successeur du Professionnel dûment mandaté à cet effet. Le remplacement du responsable de l'exécution de la mission ne constitue en aucun cas un motif légitime de résiliation. Le Professionnel conserve en toutes circonstances le droit au paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées.

3.1 Missions récurrentes

3.1.1 Définition

Par « mission récurrente », on entend toute mission présentant un caractère répétitif et continu.

3.1.2 Durée indéterminée et préavis

Sauf stipulation contraire dans la Lettre de Mission, toute mission récurrente est conclue pour une durée indéterminée. Chacune des Parties peut y mettre fin à tout moment, moyennant notification écrite.

Sauf en cas de résiliation immédiate pour motif grave, la résiliation est soumise à un délai de préavis de trois (3) mois, prenant cours le premier jour du mois suivant la notification.

À défaut de respect de ce délai de préavis, la Partie qui résilie sera redevable d'une indemnité forfaitaire de rupture équivalente aux honoraires correspondant à une période de trois (3) mois, calculée sur la base de la moyenne mensuelle des honoraires facturés au cours des douze (12) derniers mois ou, à défaut, sur la base des honoraires contractuellement prévus. Cette indemnité est exigible de plein droit, sans mise en demeure.

Durant la période de préavis, les stipulations contractuelles restent pleinement applicables. Le Professionnel poursuit l'exécution normale de la mission dans la mesure où le Client respecte ses obligations, notamment en matière de collaboration, de transmission des informations et de paiement.

3.2 Missions non récurrentes

3.2.1 Définition

Les missions non récurrentes sont des missions ponctuelles et non répétitives dont la réalisation met un terme à la mission.

3.2.2 Durée déterminée

La convention portant sur une mission non récurrente est conclue pour une durée déterminée. Elle prend fin par l'exécution complète de la mission. Le Client peut y mettre fin de manière anticipée, moyennant paiement des honoraires et frais relatifs aux prestations déjà exécutées, ainsi que d'une indemnité compensatoire calculée sur une base réelle, avec un minimum de 25 % des honoraires qui auraient été dus en cas d'exécution complète de la mission.

3.3 Restitution des documents et fin de mandats

À la fin de la mission, les documents appartenant au Client sont mis à sa disposition ou à celle de son mandataire. Le Client est tenu de récupérer ses documents dans les meilleurs délais. La fin de la mission entraîne la cessation immédiate de tout mandat confié au Professionnel (mandats fiscaux TVA, ISOC, IPP, dépôt des comptes annuels, accès registre UBO, etc.).

3.4 Maintien du forfait pendant la période de fin de mission

Le forfait convenu reste dû jusqu'à l'expiration de la mission, y compris pendant la période de préavis. Les forfaits annuels ou trimestriels en cours sont convertis en base mensuelle jusqu'à la fin de la relation contractuelle.

3.5 Forfait de clôture administrative

En cas de cessation de la mission, un forfait de trois cent cinquante euros (350 EUR HTVA) sera facturé au Client afin de couvrir les frais administratifs liés à la préparation et à la transmission du dossier, au transfert des données, ainsi qu'à la clôture des accès et mandats.

Toute prestation complémentaire (assistance au successeur, explications, reconstitution de dossier, etc.) fera l'objet d'un forfait spécifique ou d'une facturation en régie, convenu(e) par écrit avant exécution.

3.6 Résiliation aux torts du Client

En cas de manquements répétés du Client à ses obligations, malgré mise en demeure, le Professionnel pourra considérer que l'exécution de la mission est devenue impossible et résilier la convention aux torts du Client avec effet immédiat, sans préjudice du droit au paiement des honoraires et indemnités dus.

Article 4 — Manquement grave et résolution

4.1 Droit du Professionnel

Le Professionnel peut mettre fin à tout moment à la convention sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque des raisons rendent la poursuite de la collaboration professionnelle impossible, notamment :

des circonstances mettant en péril l'indépendance du Professionnel ;

des circonstances rendant impossible l'exécution de la mission conformément aux normes professionnelles et déontologiques de l'ITAA ;

un ou plusieurs manquements manifestes du Client à ses obligations (après mise en demeure préalable restée sans effet pendant quinze (15) jours calendrier), notamment : défaut de paiement répété ou persistant ; refus ou retard significatif dans la transmission des documents ; communication d'informations inexactes, incomplètes ou trompeuses ; non-respect des obligations légales ou réglementaires applicables ; toute situation susceptible de compromettre la responsabilité professionnelle ou la réputation du Professionnel.

Le Professionnel communique par écrit au Client les raisons justifiant la cessation immédiate et lui signale les actes juridiques urgents nécessaires à la sauvegarde de ses droits.

4.2 Dissolution de plein droit

En cas de faillite ou de dissolution du Client personne morale, la convention est résolue de plein droit.

4.3 Droit du Client

Le Client peut mettre fin à la convention à tout moment, sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque le Professionnel reste manifestement en défaut d'exécuter ses obligations. Dans tous les cas, le Client fera précéder sa décision d'une mise en demeure écrite et motivée.

Article 5 — Suspension de l'exécution des obligations

En cas d'inexécution, de mauvaise exécution ou de retard dans l'exécution par le Client d'une ou plusieurs de ses obligations, notamment en matière de paiement des honoraires ou de transmission des informations, le Professionnel est en droit de suspendre ou de différer l'exécution de ses propres obligations, de compenser d’éventuelles créances et dettes réciproques (même non encore exigible), jusqu'à ce que le Client ait pleinement satisfait aux siennes.

Le Professionnel en informe le Client par écrit. La suspension est précédée d'une mise en demeure préalable. Si, durant la période de suspension, des travaux urgents et nécessaires à la sauvegarde des droits du Client doivent être effectués dans un délai de trois (3) mois et que le Professionnel avait reçu mandat pour ces missions, il en informe le Client.

Tous les frais et charges, y compris amendes, pénalités et indemnités, résultant de la suspension sont à la charge exclusive du Client. La reprise des prestations est subordonnée au paiement intégral des montants dus et à un délai minimum de dix (10) jours ouvrables permettant au Professionnel de réorganiser ses travaux, sauf accord écrit contraire. Le Professionnel ne pourra être tenu responsable des conséquences d'un retard résultant de cette suspension.

Article 6 — Droits et obligations des Parties

6.1 Obligations du Professionnel

Le Professionnel s'engage à exécuter les missions confiées en toute indépendance, avec diligence et compétence, conformément aux normes déontologiques et professionnelles de l'ITAA, ainsi qu'aux dispositions légales et réglementaires en vigueur au moment de l'exécution des prestations.

Sauf stipulation contraire dans la Lettre de Mission, l'obligation du Professionnel constitue une obligation de moyens, et non de résultat. L'exécution de la mission n'a pas pour objet la détection systématique de fraudes, irrégularités ou illégalités, sauf mission spécifique confiée à cet effet. Sauf disposition contraire expresse, le Professionnel n'est pas tenu de vérifier la justesse, l'exhaustivité ou la fiabilité des informations, documents, contrats, inventaires ou pièces transmises par le Client.

Le Professionnel peut, sous sa responsabilité, faire appel à des collaborateurs ou sous-traitants qualifiés. Le Client accepte que les mêmes conditions et limites de responsabilité énoncées dans la présente convention s'appliquent à ces sous-traitants. Le Professionnel informera le Client de l'intervention de tout sous-traitant impliqué dans la mission, sauf circonstances exceptionnelles ou urgentes.

6.2 Obligations générales du Client — devoir de collaboration

Le Client s'engage à collaborer activement et de bonne foi avec le Professionnel afin de permettre l'exécution correcte, complète et dans les délais des missions confiées. À ce titre, le Client s'engage à fournir spontanément, de manière exacte, complète et dans les délais requis, tous les documents, données et informations nécessaires à l'exécution de la mission.

Le Client s'engage également à informer sans délai le Professionnel de tout événement ou modification susceptible d'avoir un impact sur sa situation comptable, fiscale, juridique ou administrative (notamment changement d'adresse, modification statutaire, changement de bénéficiaires effectifs, difficultés financières, cessation d'activité, etc.).

Le non-respect de ces obligations dégage le Professionnel de toute responsabilité, notamment en cas de dépôt tardif, d'erreur dans les déclarations, de pénalités, d'amendes ou de toute autre conséquence dommageable. Le Professionnel pourra se fonder intégralement sur les informations transmises pour l'exécution de sa mission.

6.3 Modalités de transmission des documents

Le Professionnel met à disposition du Client une plateforme numérique destinée à la centralisation, la transmission et l'archivage des documents. Le Client s'engage à utiliser cette plateforme comme canal principal de communication et de transmission des pièces. Les documents doivent être transmis de manière continue, dès leur disponibilité, et au plus tard dans les délais convenus.

Lorsque la mission le prévoit, le Client autorise la mise en place d'un mandat bancaire permettant l'importation automatisée des extraits (CODA). Le Client est seul responsable du bon fonctionnement de ses outils informatiques et de la correcte transmission des données. Le Professionnel ne pourra être tenu responsable des erreurs, omissions, doublons ou retards résultant de dysfonctionnements techniques ou de systèmes tiers.

La transmission de documents sous format papier reste exceptionnelle. Leur numérisation, traitement et intégration feront l'objet d'un forfait de remise en ordre déterminé selon le volume documentaire concerné, communiqué au Client avant exécution. Les données et documents échangés via la plateforme numérique du Professionnel ont valeur probante entre les Parties.

6.4 Correspondances officielles

Le Client s'engage à transmettre au Professionnel toute correspondance émanant d'une administration (fiscale, sociale ou autre) dans un délai maximum de huit (8) jours calendrier suivant sa réception. À défaut, le Professionnel ne pourra être tenu responsable des conséquences d'un traitement tardif ou inadéquat.

6.5 Validation des documents et déclarations

Les documents, déclarations et états établis par le Professionnel sur la base des informations fournies par le Client sont réputés exacts et approuvés par celui-ci, sauf contestation écrite dans un délai de quinze (15) jours calendrier suivant leur mise à disposition. Passé ce délai, les documents sont considérés comme définitivement validés.

6.6 Traçabilité et communications

Toutes instructions, remarques ou objections doivent être communiquées par écrit (email ou courrier) afin d'assurer la traçabilité. Tout échange oral important fera l'objet d'une confirmation écrite (email). Toute communication envoyée par le Professionnel à l'adresse électronique communiquée par le Client est réputée reçue le jour ouvrable suivant son envoi, sauf preuve contraire.

6.7 Propriété intellectuelle

Tous les droits intellectuels attachés aux travaux fournis au Client restent la propriété exclusive du Professionnel. Les outils propres au Professionnel, les modèles, bases de données et logiciels y attachés restent sa propriété exclusive. Les documents numérisés ou constitués sous format électronique dans le cadre de la mission sont conservés par le Professionnel et peuvent être reproduits à des fins de preuve ou d'archivage. La détention et la numérisation sont expressément autorisées par le Client.

6.8 Non-sollicitation du personnel

Le Client s'interdit de solliciter ou d'employer, directement ou indirectement, tout collaborateur du Professionnel (salarié, indépendant ou sous-traitant) pendant la durée de la mission et pendant une période d'un (1) an suivant sa cessation. Toute violation entraînera une indemnité forfaitaire de cinquante mille euros (50.000 EUR HTVA), sans préjudice du droit de réclamer une indemnisation complémentaire.

6.9 Charge de travail exceptionnelle

En cas de transmission tardive, massive ou désorganisée de documents, le Professionnel se réserve le droit d'adapter les délais d'exécution, de prioriser certains dossiers, et/ou de facturer des prestations complémentaires selon le tarif en vigueur. Le Client reconnaît que ce type de situation peut impacter la qualité et les délais des prestations sans engager la responsabilité du Professionnel.

Article 7 — Honoraires et facturation

7.1 Philosophie tarifaire — logique Pack/Valeur

Les honoraires du Professionnel sont déterminés en fonction du périmètre des forfaits souscrits, du niveau de service retenu, de la complexité du dossier liée à la nature des activités du Client, de sa structure juridique et de ses obligations légales, de la responsabilité assumée par le Professionnel, ainsi que de la valeur livrée au Client (sécurité juridique, expertise mobilisée, disponibilité, conformité, accompagnement).

Les honoraires ne sont pas déterminés en fonction du temps interne consacré par le Professionnel à l'exécution de la mission. Les gains de productivité internes (digitalisation, automatisation, expertise accumulée) ne donnent pas lieu à révision tarifaire à la baisse. L'évolution éventuelle des honoraires se justifie exclusivement par un changement de pack, par une modification structurelle du périmètre ou par l'indexation annuelle — jamais par une variation de la charge interne de travail.

7.2 Nature des forfaits

Les forfaits convenus (mensuels, trimestriels ou annuels) correspondent à des honoraires fixes liés à la gestion continue du dossier du Client, à l'accès aux outils digitaux du Professionnel ainsi qu'à la disponibilité de ses équipes pour assurer le respect des obligations légales du Client. Ces forfaits ne constituent pas des provisions pour des prestations futures et sont dus indépendamment du volume ou de la nature effective des prestations réalisées durant la période concernée. Ce système garantit une visibilité budgétaire ainsi que la continuité des services, même en cas de variation de l'activité du Client.

7.3 Tarification pour les missions non-récurrente

Lorsque les parties ont convenu d’une mission non-récurrente, celle-ci sera rémunérée en tenant compte des prestations effectivement réalisée, sur pied d’un taux horaire fixé entre les parties.

7.4 Révision des honoraires

Cependant, si la situation du Client venait à évoluer de manière structurelle (modification du périmètre, changement de forme juridique, complexification des obligations légales applicables, modification de pack), les honoraires pourront être ajustés d'un commun accord entre les Parties, conformément à l'article 5.74 du Code civil. Toute adaptation fera l'objet d'une notification écrite et entrera en vigueur à la période suivante, sauf accord contraire.

7.5 Modalités de facturation et échéances de paiement

Les honoraires, forfaits et frais refacturés sont payables selon les échéances suivantes :

Forfaits et acomptes/décomptes : payables dans les huit (8) jours calendrier à compter de la date de facturation.

Prestations en régie (y compris missions IPP) : payables dans les vingt (20) jours calendrier à compter de la date de facturation.

Paiement par domiciliation bancaire — fortement recommandé

Le Professionnel recommande vivement au Client de mettre en place un mandat de domiciliation bancaire (SEPA B2B). Ce mode de paiement garantit le respect automatique des échéances, évite toute application de la limite de crédit et simplifie la gestion administrative des deux Parties. Le formulaire de mandat SEPA B2B est joint à la Lettre de Mission.

7.6 Limite de crédit

Les honoraires figurant sur les factures s'entendent hors TVA et incluent une limite de crédit de quatre pour cent (4%) calculée sur le montant hors TVA total de la facture. Cette limite de crédit n'est pas réclamée au Client lorsque le paiement intégral intervient avant la date d'échéance applicable (8 jours pour les forfaits et acomptes/décomptes ; 20 jours pour les prestations en régie). Au-delà de cette échéance, la limite de crédit est due de plein droit et sans mise en demeure, en sus des intérêts de retard et indemnités prévus à l'article 7.6.

La mention de la limite de crédit et des conditions d'application figure sur chaque facture émise par le Professionnel.

7.7 Pénalités de retard B2B

Conformément à la loi du 2 août 2002 relative à la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, toute facture impayée à son échéance produira, de plein droit et sans mise en demeure préalable :

des intérêts de retard au taux directeur de la Banque Centrale Européenne majoré de huit (8) points de pourcentage, calculés à compter de la date d'échéance jusqu'au paiement complet ;

une indemnité forfaitaire égale à quinze pour cent (15%) des montants dus, avec un minimum de cent vingt-cinq euros (125 EUR HTVA).

Ces montants s'ajoutent à la limite de crédit visée à l'article 7.5.

7.8 Suspension des prestations et déchéance du terme

En cas de non-paiement persistant après mise en demeure, le Professionnel se réserve le droit de suspendre l'exécution de ses prestations. Cette suspension n'engage pas la responsabilité du Professionnel et ne dispense pas le Client de ses obligations. La reprise des prestations est subordonnée au paiement intégral des montants dus et à un délai minimum de dix (10) jours ouvrables, et ce conformément à l’article 5.

En cas de non-paiement d'une facture à son échéance, le Professionnel se réserve le droit de rendre immédiatement exigibles toutes les factures non encore échues, sans mise en demeure préalable.

7.9 Indexation annuelle

Les honoraires sont adaptés annuellement le 1er janvier sur la base de l'indice des prix à la consommation selon la formule suivante : Nouveau tarif = Ancien tarif × (Nouvel index / Index de base). L'indice de base est celui du mois de décembre de l'année de signature de la Lettre de Mission. La première indexation intervient le 1er janvier suivant la signature. Une indexation minimale de deux pour cent (2%) est appliquée.

7.10 Acomptes

Le Professionnel peut demander un ou plusieurs acomptes. Ces acomptes seront imputés sur l'état final des honoraires et frais.

7.11 Frais de recouvrement

En cas de non-paiement persistant, le Client supportera l'ensemble des frais de recouvrement engagés par le Professionnel, en ce compris les frais de rappel et de mise en demeure, les frais administratifs, les honoraires d'avocat, ainsi que les frais d'huissier ou de procédure judiciaire. Ces frais s'ajoutent aux intérêts de retard, à la limite de crédit et aux indemnités forfaitaires.

7.12 Contestation d'honoraires

Toute contestation relative aux honoraires ou frais doit être formulée par écrit, par courrier recommandé ou courrier électronique, dans un délai de quinze (15) jours calendrier à compter de la date de facturation. À défaut de contestation dans ce délai, la facture est réputée définitivement acceptée, et ce conformément à l’article 8.11§4, alinéa 1er du Code civil.

7.13 Frais et débours

Les honoraires s'entendent hors TVA et hors frais externes, tels que : frais de publication à la Banque Nationale de Belgique, frais de déplacement, livres légaux, frais administratifs et de secrétariat, frais de conservation, d'archivage et/ou de renvoi des pièces comptables, ainsi que tout autre débours effectué pour le compte du Client. Ces frais sont refacturés en sus des honoraires au prix coûtant, sauf stipulation contraire dans la Lettre de Mission.

Article 8 — Responsabilité du Professionnel

8.1 Obligation de moyens

Le Professionnel veille à ce que les services soient prestés conformément aux normes déontologiques et professionnelles de l'ITAA ainsi qu'à la législation et réglementation applicables en vigueur lors de l'exécution des missions. Le Professionnel agit dans le cadre d'une obligation de moyens et non de résultat. Le Professionnel ne pourra être tenu responsable des conséquences d'éventuelles modifications ultérieures, le cas échéant avec effet rétroactif, des dispositions légales et réglementaires applicables, ni des fautes et erreurs professionnelles commises avant l'entrée en vigueur de la Lettre de Mission.

8.2 Limitation de responsabilité

Hormis en cas de faute intentionnelle ou de faute grave dont la couverture est exclue par le contrat d'assurance professionnelle, les dispositions relatives à la responsabilité extracontractuelle ne sont pas applicables entre les Parties pour les dommages résultant de l'inexécution de la mission. Cette exclusion peut également être invoquée par les auxiliaires, collaborateurs et mandataires du Professionnel.

La responsabilité du Professionnel est limitée au montant couvert par son assurance responsabilité civile professionnelle agréée par l'ITAA, sauf en cas de faute intentionnelle ou lors de l'accomplissement de missions légales spécifiques. Lorsque plusieurs dommages résultent d'une même faute ou de faits connexes, ceux-ci sont considérés comme un unique sinistre, plafonné au montant le plus élevé applicable.

8.3 Exclusions de responsabilité

Sauf disposition légale impérative contraire, la responsabilité du Professionnel ne pourra en aucun cas être engagée pour : les conséquences d'informations inexactes, incomplètes ou tardivement transmises par le Client ; les décisions prises par le Client sur base des documents ou avis fournis ; les pénalités, amendes ou sanctions résultant d'un manquement du Client à ses obligations légales ; les défaillances de systèmes informatiques ou plateformes digitales ; les cas de force majeure.

Ne donnent en aucun cas lieu à indemnisation : la perte de chiffre d'affaires, de bénéfice ou d'économies escomptées ; la perte d'opportunités commerciales ou de clientèle ; l'atteinte à l'image ou à la réputation ; la perte ou la corruption de données ; tout dommage indirect, immatériel ou consécutif.

8.4 Assurance professionnelle

Le Professionnel a souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle conforme aux exigences de l'ITAA. Une attestation peut être fournie sur demande. Les limitations de responsabilité prévues au présent article s'appliquent à l'ensemble des personnes intervenant dans l'exécution de la mission, en ce compris les associés, dirigeants, collaborateurs et sous-traitants.

8.5 Délai de réclamation

Toute réclamation ou action en responsabilité dirigée contre le Professionnel doit, à peine de déchéance, être introduite dans un délai de douze (12) mois à compter de la découverte du fait dommageable.

8.6 Aléa et incertitude des matières traitées

Conformément à l’article 8.1 des présentes conditions, le Client reconnaît que certaines matières, notamment fiscales, comptables ou réglementaires, comportent un degré d'incertitude inhérent. Le Professionnel ne garantit en aucun cas l'acceptation par les autorités ou administrations des positions, traitements ou interprétations retenus.

Article 9 — Lieu d'exécution et conservation des pièces

9.1 Lieu d'exécution

Les pièces, livres et documents relatifs à la mission, qu'ils soient sous format physique ou numérique, peuvent être transmis, déplacés, traités et détenus par le Professionnel pendant toute la durée nécessaire à la bonne exécution des prestations convenues. Les documents numériques peuvent être traités et conservés au moyen de logiciels comptables, plateformes de gestion documentaire ou infrastructures informatiques sécurisées (y compris solutions cloud) utilisés par le Professionnel dans le cadre de son organisation professionnelle.

Le Client conserve à tout moment le droit de consulter les documents qui lui appartiennent, soit personnellement, soit par l'intermédiaire d'un mandataire porteur d'une procuration écrite.

9.2 Conservation et restitution des documents

Il incombe au Client d'assurer la conservation légale de ses livres, pièces justificatives et documents comptables, conformément aux dispositions légales applicables (minimum sept (7) ans pour les livres et pièces comptables). Lorsque les documents sont transmis sous forme numérique, le Client demeure responsable de la conservation des originaux.

La notification au Client de la mise à disposition des documents transfère à ce dernier la responsabilité et les risques liés à leur conservation. À défaut de retrait des documents physiques après notification, le Professionnel pourra les renvoyer au Client par tout moyen approprié, les frais et risques étant exclusivement à charge du Client.

Des frais de conservation pourront être facturés au Client à raison de quarante euros (40 EUR HTVA) par mois, tout mois entamé étant dû intégralement.

9.3 Lieu des rendez-vous

Les rendez-vous d'analyse, de suivi ou de présentation de résultats ont lieu dans les locaux du Professionnel ou par voie numérique (visioconférence), sauf accord contraire. Lorsque les rendez-vous ont lieu dans un autre lieu à la demande du Client, les déplacements du Professionnel pourront faire l'objet d'une facturation complémentaire.

Article 10 — Secret professionnel et lutte anti-blanchiment

Le Professionnel, ainsi que ses mandataires, préposés et employés, sont tenus au respect du secret professionnel dans le cadre des missions qui leur sont confiées, conformément à la législation applicable et aux règles déontologiques de l'ITAA.

Par dérogation, la législation relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme délie le Professionnel de son secret professionnel dans les cas et conditions prévus par la loi du 18 septembre 2017. Le Client confirme qu'il est au courant de cette obligation et s'engage à délivrer, sans délai, toute information et/ou document requis dans ce cadre.

Article 11 — Protection des données personnelles (RGPD)

Dans le cadre de l'exécution de la présente Lettre de Mission, le Professionnel est amené à traiter des données à caractère personnel concernant le Client et, le cas échéant, des tiers. Ce traitement est effectué conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la législation belge applicable.

Les modalités détaillées relatives à ce traitement (finalités, bases juridiques, catégories de données, destinataires, durée de conservation, droits des personnes concernées) sont définies dans l'Annexe RGPD jointe à la Lettre de Mission, qui fait partie intégrante de la présente convention. Le Client reconnaît avoir pris connaissance de cette annexe et en accepter les termes.

La politique de confidentialité du Professionnel est accessible à tout moment sur : https://www.degandpartners.com/politique-de-confidentialite/

Article 12 — Droit applicable et règlement des litiges

Les droits et obligations contenus dans la présente convention sont régis par le droit belge. Préalablement à toute procédure judiciaire, les Parties devront tenter une conciliation amiable dans un délai de trente (30) jours calendrier suivant la survenance du litige, sauf accord écrit entre les Parties pour un délai différent.

Faute d'accord amiable, tout litige relèvera de la compétence exclusive des juridictions de l'arrondissement judiciaire de Bruxelles.

En cas de transfert du dossier vers un autre professionnel, le successeur mettra tout en œuvre pour parvenir à un accord avec DEG & Partners au sujet des conflits restants. À défaut d'accord amiable, les Parties conviendront d'un expert indépendant et impartial inscrit auprès de l'ITAA et figurant dans le Registre National des Experts judiciaires. En l'absence d'accord sur le choix de l'expert, les Parties sont libres de saisir les juridictions compétentes.

Article 13 — Modes de preuve

Les Parties conviennent que les échanges électroniques (emails, plateformes digitales, systèmes de gestion documentaire) ont la même valeur probante qu'un écrit signé, conformément à l'article 8.1 du Code de droit économique. La preuve des relations contractuelles, des instructions, des validations et des échanges pourra être rapportée par tous moyens de droit, en ce compris les courriels, logs informatiques, copies numériques et présomptions.

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CONDITIONS GÉNÉRALES

Applicables aux clients consommateurs

(Personnes physiques n'agissant pas dans le cadre d'une activité professionnelle)

Ces conditions générales régissent exclusivement les relations entre DEG & Partners et les clients consommateurs au sens du Livre XIV du Code de droit économique (CDE). Elles se distinguent des conditions générales applicables aux clients professionnels (B2B). En cas de contradiction avec la lettre de mission, les dispositions de la lettre de mission prévalent.

Article 1 — Champ d'application et définitions

1.1 Personnes visées

Les présentes conditions générales s'appliquent exclusivement aux personnes physiques qui concluent un contrat avec DEG & Partners Consulting Company SRL (ci-après « le Professionnel ») en dehors de toute activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale. Ces personnes sont ci-après dénommées « le Client » ou « le Consommateur » au sens de l'article I.1, 2° du Code de droit économique (CDE).

Ces conditions ne s'appliquent pas aux indépendants, titulaires de professions libérales ou toute personne agissant dans le cadre d'une activité professionnelle, même partielle, lesquels sont soumis aux Conditions Générales B2B de DEG & Partners.

1.2 Primauté de la lettre de mission

En cas de contradiction entre les présentes conditions générales et la lettre de mission signée entre les parties, les dispositions de la lettre de mission prévalent. Toute dérogation aux présentes conditions doit être convenue par écrit

1.3 Droit applicable

Les présentes conditions générales sont régies par le droit belge, et notamment par :

le Code de droit économique (CDE), Livres VI et XIV ;

la loi du 17 mars 2019 relative aux professions d'expert-comptable et de conseiller fiscal ;

la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux ;

le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) ;

les normes déontologiques de l'ITAA.

Article 2 — Conclusion du contrat et droit de rétractation

2.1 Formation du contrat

Le contrat est conclu lorsque le Client a signé la lettre de mission et que le Professionnel l'a contresignée, ou lorsque le Professionnel a commencé à exécuter la mission à la demande expresse du Client dans des circonstances d'urgence.

2.2 Droit de rétractation — contrats à distance et hors établissement

Conformément aux articles VI.47 et suivants du CDE, lorsque le contrat est conclu à distance (par voie électronique, téléphonique ou postale) ou hors de l'établissement commercial du Professionnel, le Client consommateur dispose d'un délai de quatorze (14) jours calendrier pour se rétracter, sans avoir à motiver sa décision et sans pénalité.

Ce délai court à compter du lendemain de la conclusion du contrat.

Pour exercer ce droit, le Client peut utiliser le formulaire type joint en Annexe aux présentes conditions générales, ou toute autre déclaration non équivoque exprimant sa volonté de se rétracter, adressée à :

Par courrier : DEG & Partners, Rue Waelhem 68, 1030 Bruxelles

Par courriel : info@degandpartners.com

2.3 Demande d'exécution pendant le délai de rétractation

Si le Client souhaite que la mission commence avant l'expiration du délai de rétractation de 14 jours, il en fait la demande expresse et écrite. Dans ce cas :

Le Client reconnaît expressément que le droit de rétractation sera perdu si la mission est entièrement exécutée avant l'expiration du délai de 14 jours ;

Si le Client exerce son droit de rétractation alors que la mission a partiellement commencé, il est redevable d'un montant proportionnel aux services effectivement fournis jusqu'à la notification de la rétractation, calculé sur la base du prix total convenu.

Référence légale : art. VI.53, 1° CDE — La renonciation au droit de rétractation pour exécution immédiate doit être expresse, écrite et conservée par le Professionnel.

2.4 Effets de la rétractation

En cas d'exercice régulier du droit de rétractation, le Professionnel rembourse les sommes versées dans un délai de quatorze (14) jours calendrier suivant la notification de la rétractation, par le même moyen de paiement utilisé par le Client, sauf accord exprès contraire.

Article 3 — Durée et résiliation

3.1 Durée de la mission

Sauf stipulation contraire dans la lettre de mission, la convention est conclue pour une durée indéterminée.

3.2 Résiliation par le Client

Le Client peut résilier la convention à tout moment, par notification écrite (courrier recommandé ou courriel avec accusé de réception). Un préavis de trois (3) mois s'applique, prenant cours le premier jour du mois suivant la notification.

Note : Le délai de préavis de 3 mois est justifié par la nature continue et annuelle des obligations fiscales et comptables prises en charge par le Professionnel (déclarations IPP, revenus fonciers, situations fiscales complexes). Ce délai permet d'assurer la continuité des obligations légales du Client et le transfert ordonné du dossier. Il s'applique de manière identique au Professionnel.

En l'absence de respect du délai de préavis, le Client est redevable d'une indemnité correspondant aux honoraires qui auraient été dus pendant la période de préavis non prestée, calculée sur la base de la moyenne mensuelle des honoraires des douze (12) derniers mois.

3.3 Résiliation par le Professionnel

Le Professionnel peut résilier la convention dans les mêmes conditions et délais que le Client. En cas de résiliation par le Professionnel, il indique par écrit les motifs de la rupture et signale au Client les actes juridiques urgents à effectuer pour la sauvegarde de ses droits.

3.4 Résiliation immédiate pour motif grave

Chaque partie peut résilier la convention avec effet immédiat, sans préavis ni indemnité, en cas de manquement grave de l'autre partie à ses obligations essentielles, après mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours calendrier, sauf urgence.

Constituent notamment un motif grave dans le chef du Client : le défaut de paiement persistant, la communication de documents frauduleux ou intentionnellement incomplets, ou toute situation compromettant la responsabilité professionnelle du Professionnel.

3.5 Résiliation sans pénalité

Le Client peut résilier sans indemnité ni préavis si le Professionnel manque manifestement et de manière persistante à ses obligations essentielles, après mise en demeure écrite restée sans effet.

Article 4 — Clôture de mission et transfert de dossier

4.1 Restitution des documents

À la fin de la mission, les documents appartenant au Client lui sont restitués ou mis à disposition dans un délai raisonnable. Le Client est invité à récupérer ses pièces dans les meilleurs délais. La fin de la mission entraîne la cessation de tous mandats confiés au Professionnel (mandats fiscaux, TVA, UBO, etc.).

4.2 Frais administratifs de clôture

La clôture administrative d'un dossier entraîne des opérations objectives et identifiables : préparation et transmission du dossier, transfert des données, résiliation des accès et mandats numériques, correspondance avec le successeur éventuel. Ces opérations font l'objet d'une facturation forfaitaire de 350,00 € HTVA.

Ce forfait couvre exclusivement :

la préparation et la transmission du dossier comptable et fiscal ;

le transfert des données numériques ;

la clôture des accès aux plateformes et la révocation des mandats ;

la correspondance administrative de clôture.

Toute prestation complémentaire (assistance au successeur, reconstitution de dossier, explications approfondies) fera l'objet d'un devis préalable accepté par écrit.

4.3 Conservation des documents

Le Professionnel conserve les pièces comptables et fiscales du Client pendant une durée minimale de sept (7) ans conformément aux obligations légales belges. Passé ce délai, les documents sont restitués ou détruits selon les instructions du Client.

Article 5 — Honoraires et forfaits

5.1 Détermination des honoraires

Les honoraires sont déterminés en fonction du périmètre des forfaits souscrits tels que définis dans la lettre de mission, de la complexité du dossier et de la responsabilité assumée par le Professionnel. Ils sont communiqués au Client avant la conclusion du contrat, de manière claire et compréhensible, conformément à l'article VI.6 du CDE.

5.2 Nature des forfaits

Les forfaits correspondent à des honoraires fixes couvrant la gestion continue du dossier, la disponibilité des équipes et le respect des obligations légales du Client. Ces forfaits sont dus indépendamment du volume effectif des prestations réalisées durant la période concernée, dès lors que le Professionnel maintient la disponibilité et assure la continuité du service.

5.3 Révision des honoraires

Les honoraires peuvent être révisés annuellement par indexation sur l'indice des prix à la consommation, avec un minimum de 2 %, à la date mentionnée dans la lettre de mission.

Une révision substantielle des honoraires (hors indexation) ne peut intervenir qu'en cas de modification structurelle du périmètre de la mission (changement de situation fiscale, nouvelles obligations légales, complexification significative du dossier). Elle est communiquée au Client avec un préavis d'un (1) mois et requiert son accord écrit.

Si le Client n'accepte pas la révision proposée, il peut résilier la convention conformément à l'article 3.2 des présentes, sans pénalité liée à la révision tarifaire.

Article 6 — Facturation et retard de paiement

6.1 Modalités de facturation

Les honoraires, forfaits et frais sont facturés selon la périodicité convenue dans la lettre de mission. Les factures sont payables dans un délai de quatorze (14) jours calendrier à compter de leur date d'émission.

6.2 Procédure en cas de retard de paiement

En cas de non-paiement à l'échéance, le Professionnel adresse au Client un premier rappel écrit valant mise en demeure. Le Client dispose d'un délai de quatorze (14) jours calendrier à compter de l'envoi de cette mise en demeure pour régulariser sa situation.

6.3 Intérêts de retard

Des intérêts de retard sont applicables au taux légal prévu par l'article XIX.4 du CDE, calculés à compter de l'expiration du délai de 14 jours suivant la mise en demeure jusqu'au paiement effectif.

6.4 Clause pénale

Une indemnité forfaitaire est due en réparation des frais administratifs et de recouvrement, calculée comme suit :

Montant restant dû	Clause pénale	Plafond
≤ 150,00 €	20,00 €	—
150,01 € – 500,00 €	30,00 € + 10 % sur la tranche	—
> 500,00 €	65,00 € + 5 % sur le surplus	2 000,00 € max

Cette indemnité s'ajoute au principal dû et aux intérêts de retard.

Conformément au prescrit de l’article VI.83, 17°, une indemnité de même ordre sera due par Professionnel au Client dans le cas où le Professionnel manquerait à exécuter ses obligations contractuelles.

6.5 Suspension des prestations

En cas de non-paiement persistant malgré mise en demeure, le Professionnel se réserve le droit de suspendre l'exécution de ses prestations. Cette suspension est précédée d'un avertissement écrit. Le Professionnel informe le Client des actes urgents à effectuer pour la préservation de ses droits pendant la période de suspension.

La reprise des prestations est subordonnée au paiement intégral des sommes dues et à un délai minimum de dix (10) jours ouvrables de réorganisation.

6.6 Contestation de facture

Toute contestation relative à une facture doit être formulée par écrit dans un délai de deux (2) mois calendrier à compter de sa réception. Passé ce délai, la facture est réputée acceptée.

Article 7 — Obligations du Client

7.1 Devoir de collaboration

Le Client s'engage à collaborer activement et de bonne foi avec le Professionnel, en transmettant spontanément, de manière exacte et complète, tous les documents et informations nécessaires à l'exécution de la mission, dans les délais requis.

Le Client informe sans délai le Professionnel de tout événement susceptible d'affecter sa situation fiscale ou patrimoniale (changement d'adresse, naissance, mariage, divorce, décès d'un proche, revenus exceptionnels, acquisition ou cession de biens immobiliers, etc.).

7.2 Transmission des documents

Les documents sont transmis de préférence via la plateforme numérique mise à disposition par le Professionnel. La transmission sous format papier reste possible mais pourra faire l'objet d'une facturation complémentaire pour traitement et numérisation, dont le montant est communiqué au Client avant exécution.

7.3 Correspondances officielles

Le Client transmet au Professionnel toute correspondance émanant d'une administration fiscale ou sociale dans un délai maximum de huit (8) jours calendrier suivant sa réception, afin de permettre un traitement dans les délais légaux.

7.4 Validation des déclarations

Les déclarations et documents établis par le Professionnel sur base des informations fournies par le Client sont soumis à la validation de ce dernier. La validation peut être expresse (signature, accord écrit) ou tacite (absence de contestation écrite dans les quinze (15) jours calendrier suivant la mise à disposition).

Le délai de validation tacite de 15 jours est justifié par les contraintes légales de dépôt des déclarations fiscales. En cas de complexité particulière, le Client peut demander un délai supplémentaire par écrit.

Article 8 — Responsabilité du Professionnel

8.1 Obligation de moyens

Le Professionnel s'engage à exécuter les missions confiées avec diligence et compétence, conformément aux normes déontologiques de l'ITAA et aux dispositions légales en vigueur. Son obligation constitue une obligation de moyens et non de résultat.

8.2 Limitation de responsabilité

La responsabilité du Professionnel est limitée aux montants couverts par son assurance responsabilité civile professionnelle souscrite conformément aux exigences de l'ITAA. Cette limitation ne s'applique pas en cas de faute intentionnelle ou de faute lourde (soit une faute consistant dans la violation d’une obligation essentielle du contrat qui en bouleverse l’économie ou l’équilibre) du Professionnel.

En toute hypothèse, et conformément aux dispositions impératives applicables aux contrats conclus avec des consommateurs, aucune limitation de responsabilité n'est opposable au Client en cas de dommages corporels.

8.3 Exclusions de responsabilité

Le Professionnel ne peut être tenu responsable :

des conséquences de modifications légales ou réglementaires postérieures à l'exécution de la mission ;

des erreurs ou omissions résultant d'informations inexactes, incomplètes ou tardivement transmises par le Client ;

des décisions prises par le Client sur base des conseils ou documents fournis ;

des défaillances de systèmes informatiques tiers ou de cas de force majeure.

8.4 Délai de réclamation

Toute réclamation en responsabilité doit être introduite par écrit dans un délai de douze (12) mois à compter de la découverte du fait dommageable.

Article 9 — Secret professionnel et prévention du blanchiment

Le Professionnel est soumis au secret professionnel conformément à la déontologie de l'ITAA et aux dispositions légales en vigueur. Ce secret s'applique à toutes les informations obtenues dans le cadre de la mission, y compris après sa cessation.

Par dérogation, la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme (LAB) délie le Professionnel de son secret professionnel dans les cas qu'elle prévoit.

Le Client confirme avoir été informé de ces obligations et s'engage à fournir, sans délai, toute information ou document requis dans ce cadre, notamment :

ses documents d'identité ;

l'identification des bénéficiaires effectifs (UBO) le cas échéant ;

toute information relative à l'origine des fonds ou à la nature des opérations.

Article 10 — Protection des données à caractère personnel

10.1 Responsable du traitement

DEG & Partners Consulting Company SRL agit en qualité de responsable du traitement des données à caractère personnel, conformément à la Loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements des données à caractère personnel et au Règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des données à caractère personnel et à la libre circulation des données ,dans le cadre de l'exécution de la mission. Toute demande relative aux données peut être adressée à info@degandpartners.com.

10.2 Données traitées et finalités

Les données traitées comprennent les données d'identification, de contact, financières, fiscales et bancaires du Client, collectées aux fins de l'exécution de la mission, du respect des obligations légales (fiscales, comptables, LAB) et de la défense des intérêts du Professionnel.

Ces données sont traitées et conservées uniquement pour la bonne exécution de la relation contractuelle entre les parties et ne sont, en aucun cas, transmises à des tiers pour toute autre finalité.

10.3 Durée de conservation

Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis pendant les délais légaux applicables, soit au minimum sept (7) ans pour les pièces comptables et fiscales.

10.4 Droits du Client

Conformément au RGPD, le Client dispose des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition et de portabilité. Ces droits s'exercent par écrit à l'adresse mentionnée ci-dessus. Le Client peut également introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (www.autoriteprotectiondonnees.be).

Le Client dispose également de la possibilité de s’opposer, sur simple demande et gratuitement, au traitement de ses données personnelles, pour des raisons sérieuses et légitimes, sauf si cette opposition rend impossible la bonne exécution de la relation contractuelle entre les parties.

La politique complète de protection des données est accessible sur www.degandpartners.com/politique-de-confidentialite/.

Article 11 — Droit applicable et règlement des litiges

11.1 Droit applicable

Les présentes conditions générales sont régies par le droit belge.

11.2 Règlement amiable

En cas de litige, les parties s'engagent à tenter une résolution amiable dans un délai de trente (30) jours calendrier suivant la naissance du différend.

11.3 Médiation

Le Client consommateur peut, en cas de litige non résolu, recourir à un service de médiation agréé. Le Service de Médiation pour le Consommateur (www.mediationconsommateur.be) est compétent en dernier ressort si aucun autre organe de médiation sectoriel n'est compétent.

11.4 Juridiction compétente

À défaut de résolution amiable, le litige est soumis aux juridictions belges compétentes conformément aux règles de droit commun, et l’article 624 du Code judiciaire.

Article 12 — Dispositions finales

12.1 Intégralité de l'accord

Les présentes conditions générales, la lettre de mission et ses annexes constituent l'intégralité de l'accord entre les parties. Elles remplacent tout accord antérieur portant sur le même objet.

12.2 Modification

Toute modification des présentes conditions générales est communiquée au Client par écrit avec un préavis d'un (1) mois. Le Client qui n'accepte pas les modifications peut résilier la convention sans pénalité dans ce délai.

12.3 Nullité partielle

Si une disposition des présentes conditions générales est déclarée nulle ou inapplicable, les autres dispositions restent en vigueur. La disposition nulle est remplacée par une disposition valide s'en approchant le plus.

12.4 Preuve

Les échanges électroniques (courriels, plateformes digitales) ont la même valeur probante qu'un écrit signé entre les parties.

12.5 Non-sollicitation

Le Client s'interdit de solliciter ou d'employer, directement ou indirectement, tout collaborateur du Professionnel pendant la durée de la mission et pendant une période d'un (1) an suivant sa cessation. Toute violation entraîne une indemnité forfaitaire de 10 000 EUR.